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Ficheros

Área Ficheros

Desde este área, el sistema permite añadir y gestionar el contenido del proyecto.

En este espacio, será posible añadir, ordenar y gestionar archivos y carpetas que podrán ser compartidos con los usuarios.

Añade todo tipo de archivos: imagen, audio, vídeo, PDF, hojas de datos y fuentes, hasta completar el 100% de la capacidad disponible.

Cuota de almacenamiento

El almacenamiento consumido y disponible en el proyecto, podrá ser consultado:

1. Desde el Dashboard del proyecto

2. Desde el área de Ficheros del proyecto


DASHBOARD

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FICHEROS

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Añadir contenido

El área Ficheros permite principalmente:

- Añadir contenido: carpetas y ficheros (que podrán ser compartidos con los usuarios)

- Filtrar contenido por tipo de fichero (imágenes, audios, vídeos, PDFs, ofimática, fuentes, texto)


AÑADIR CONTENIDO (Ficheros y carpetas)

Al acceder a la sección Ficheros, se mostrará un listado del contenido añadido en el proyecto, con todos los tipos archivos incluidos.

Para añadir contenido en el área de almacenamiento, basta con arrastrar los archivos directamente al navegador, pudiendo elegir varios archivos al mismo tiempo, o bien, utilizando las opciones del margen superior derecho que permiten organizar el contenido por carpetas, creando carpetas e integrando en ellas los ficheros que correspondan.


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FILTRAR CONTENIDO POR TIPO

En el margen izquierdo del menú de Ficheros, es posible ver y consultar el contenido clasificado por categorías, en función del formato de los archivos almacenados. Esta opción también estará disponible desde el menú superior de opciones. Para realizar una búsqueda concreta, se dispone de un buscador donde realizar consultas directas por nombre de archivo.


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Opciones de Ficheros

Cada uno de los ficheros añadidos al área de almacenamiento del proyecto, contará con las siguientes opciones de gestión:

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- Descarga: al seleccionar esta opción, el archivo será descargado de forma directa.

- Copiar enlace al archivo: permite copiar en el portapapeles el enlace al archivo. 

- Copiar enlace de descarga: permite copiar en el portapapeles el enlace de descarga directa del archivo.

- Renombrar: es posible editar el nombre del archivo almacenado. Al definir el nuevo nombre, no es necesario incluir el tipo de extensión del documento, ya que el sistema lo detecta por defecto añadiendo (.pdf, .jpg., etc., tras el nombre facilitado) Ejemplo: Si se define el nombre de una imagen como "Archivo 1", el sistema por defecto lo guardará como Archivo.png.

- Reemplazar archivo: editar un fichero por otro distinto.

- Eliminar: Enviar el documento a la papelera de reciclaje.


A través de las opciones Masivas, también es posible eliminar varios ficheros al mismo tiempo, o cambiarlos de ubicación para reordenar el contenido:


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- Eliminar fichero: requiere seleccionar los ficheros a eliminar y activar el check que confirma que la acción a realizar es irreversible:


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- Cambiar ubicación del fichero: requiere seleccionar los ficheros a mover previamente, y seleccionar la carpeta destino de los ficheros:

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Al hacer click sobre la opción Enviar, el sistema aplicará los cambios y los archivos y carpetas habrán sido reubicados al destino indicado.

Opciones de Carpetas

Cada una de las carpetas añadidas al área de almacenamiento del proyecto, contará con las siguientes opciones de gestión:

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- Añadir ficheros: esta opción permite añadir contenido dentro de la carpeta.

- Renombrar carpeta: es posible editar el nombre de la carpeta de forma rápida. 

- Nueva carpeta: esta opción nos permite organizar el contenido en carpetas, creando tantas como sean necesarias.

- Eliminar carpeta: esta opción permite enviar la carpeta a la papelera de reciclaje.


A través de las opciones Masivas, también es posible eliminar varias carpetas al mismo tiempo, o cambiarlas de ubicación para reordenar el contenido:


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- Eliminar: permite eliminar la carpeta y todos los ficheros y carpetas incluidas en la carpeta seleccionada. Requiere seleccionar las carpetas a eliminar y activar el check que confirma que la acción a realizar es irreversible:


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- Cambiar de ubicación:  requiere seleccionar las carpetas a mover, y seleccionar su nuevo destino:


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Recuperar contenido eliminado

Para recuperar un fichero o carpeta que ha sido eliminado del almacenamiento del proyecto (enviado a la papelera de reciclaje), es necesario acceder a la Papelera del proyecto, buscar el contenido que queremos rescatar y utilizar la opción Restaurar que aparecerá en el margen derecho de carpeta / fichero.


El contenido de un proyecto podrá ser recuperado en un margen de 7 días desde su borrado, en caso contrario, el sistema por defecto, pasada esa fecha eliminará de forma definitiva el contenido.


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Al seleccionar esta opción, aparecerá un mensaje emergente que permitirá una doble confirmación de la acción a realizar. Será necesario seleccionar la opción Sí, continuar, para restablecer el contenido seleccionado.


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Gestión de ficheros compartidos

En un proyecto, existen distintas opciones a la hora de almacenar y compartir archivos (imagen, vídeo, audio, excel, word, PDF, ppt, etc.).

Este contenido, podrá ser compartido con los usuarios del Directorio del proyecto, a través a dos tipos de módulos:

Almacenamiento privado: que permite compartir contenido de forma exclusiva con un usuario.

Carpeta compartida: que permite compartir contenido con todo el Directorio o un grupo de usuarios.


Cada uno de estos módulos gestiona los archivos desde un área del panel de configuración, de modo que:

  • Para compartir información privada con 1 usuario: es necesario añadir un módulo de tipo Almacenamiento privado y los ficherosse gestionarán  desde la ficha del usuario en el Directorio.
  • Para compartir información de forma global con todos los usuarios o parte del Directorio: es necesario añadir un módulo de Carpeta compartida y los ficheros se gestionará desde el área de Ficheros del proyecto.




CONTENIDO COMPARTIDO

Cuando los ficheros almacenados son compartidos con usuarios, cuando los usuarios quieran acceder al contenido siempre deberán estar autenticados (hayan iniciado sesión con sus credenciales de acceso).


- Ficheros compartidos con un usuario: el contenido será compartido solo con ese usuario de forma privada, añadiendo la información a su ficha de usuario. Para ello, se requiere añadir previamente un módulo de tipo Almacenamiento privado.


PASO 1

Añadir módulo de tipo Almacenamiento privado desde: Menú lateral > Contenido > Secciones > Añadir nuevo


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PASO 2

Los ficheros de este módulo, se gestionarán directamente desde: Menú lateral > Usuarios > Directorio > Ficha de usuario > Ver más > Almacenamiento privado.


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- Ficheros compartidos de forma global con el Directorio de usuarios del proyecto: el contenido será compartido de forma genérica. Aquí se almacena información que podrá ser consultada por todos los usuarios del Directorio, o para un grupo de usuarios (por ejemplo para aquellos que tengan un rol concreto). Para ello, se requiere añadir previamente un módulo de tipo Carpeta compartida.


PASO 1

Añadir módulo de tipo Carpeta compartida desde: Menú lateral > Contenido > Secciones > Añadir nuevo


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PASO 2

Los ficheros de este módulo, se gestionarán directamente desde: Menú lateral > Ficheros.


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OPCIONES DE CONFIGURACIÓN DE VISIBILIDAD y ACTIVACIÓN

Ambos tipos de módulos, tanto de Almacenamiento privado como Carpeta compartida, cuentan con opciones de configuración de comportamiento que permiten configurar la visibilidad del contenido compartido en base a distintos parámetros.

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Estas opciones de configuración pueden resultar muy interesantes cuando queremos compartir el contenido con los usuarios pero queremos hacerlo bajo alguna condición específica.

Restringir por roles: desde Módulo > Configurar > Opciones > Visibilidad


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Proteger con contraseña: desde Módulo > Configurar > Opciones > Visibilidad

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Proteger por fecha: desde Módulo > Configurar > Opciones > Activación

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Gestión de ficheros privados

A la hora de almacenar ficheros en un proyecto asociados a un usuario, pero sin necesidad de compartir el contenido con él, la plataforma permite añadir contenido a su ficha de usuario en el Directorio.

Esto permite tener de forma accesible y privada el contenido asociado a cada usuario.


CONTENIDO PRIVADO 

- Los usuarios no tienen acceso a la información. Se trata de ficheros destinados a consultas privadas desde el panel de gestión. Esta opción resulta muy útil cuando se quiere recoger información específica asociada a un usuario, sin necesidad de compartirla.

Para ello, se añade manualmente el contenido a la ficha del usuario. Será necesario gestionar la información de cada usuario de forma independiente, usuario por usuario.

Los ficheros de este módulo, se gestionarán directamente desde: Menú lateral > Usuarios > Directorio > Ficheros.


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