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Presupuestos

Desde el área de Presupuestos, a la que accederemos desde Menú lateral > Finanzas > Presupuestos, la plataforma ofrece la oportunidad de gestionar todos los documentos asociados al proyecto, así como, acceder a la configuración disponible.




En la pestaña principal se podrá consultar un resumen de KPIs (nº presupuestos, ticket medio, importe neto e impuestos) sobre el contenido registrado. Estos datos podrán ser filtrados en base a distintos parámetros para consultar información detallada.


INFORMACIÓN DESTACADA

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Filtros disponibles:

- Por Fecha inicial/ Fecha final

- Por Tag (etiquetas creadas previamente desde Finanzas > Configurar > Tags)

- Por Forma de pago: efectivo, transferencia, domiciliación y TPV)

- Por Estado: Rechazado (rojo) o Aceptado (verde)

- Búsqueda por usuario, nombre de conceptos, etc.

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ACCIONES MASIVAS

Este área también cuenta con la posibilidad de ejecutar acciones masivas, facilitando la gestión manual de ciertas acciones. Antes de elegir la acción masiva del desplegable de opciones, será necesario seleccionar en el margen izquierdo, cada uno de los presupuestos sobre los que será necesario aplicar la gestión.


PASOS A SEGUIR PARA APLICAR ACCIONES MASIVAS

1. Seleccionar facturas (check azul en margen izquierdo) sobre las que aplicar la acción masiva que será elegida en el siguiente paso:

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2. Elegir la acción deseada entre las disponibles en el desplegable:

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3. En función de la opción elegida, al lado de las opciones de Acciones masivas, aparecerá una opción que permitirá, definir la información adicional necesaria para llevar a cabo el cambio y su confirmación.

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NUEVOS PRESUPUESTOS

Desde este área también será posible añadir nuevos Presupuestos de forma manual.

Es importante configurar previamente todos los datos de facturación en Finanzas > Configurar. 

AÑADIR PRESUPUESTO

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HISTÓRICO DE PRESUPUESTOS

Conforme se vayan generando documentos quedarán recogidos en la pestaña principal.

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Al añadir un nuevo presupuesto, el sistema muestra la pestaña de configuración y edición del archivo. Al acceder encontraremos los principales campos del documento y en la parte superior un menú con distintas opciones que permitirán cualquier gestión. 


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EDICIÓN INFORMACIÓN

- CONFIGURACIÓN GENERAL

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Desde esta sección será posible personalizar manualmente los principales datos que quedarán reflejados en el sistema para dicho presupuesto.

  • REFERENCIA: correspondiente a la serie establecida para el registro de presupuestos.
  • FECHA: corresponde con la fecha de emisión del presupuesto.
  • PAGO: forma de pago asignada.
  • ESTADO: estado del presupuesto. Podrá ser editado seleccionando aquí el estado deseado, o bien haciendo click sobre la bolita de color de estado que aparece en el presupuesto, en el área de histórico donde aparecen todos. Al hacer click en este punto, se abrirá una ventana emergente que permitirá continuar o cancelar el cambio de estado.

- Cambio de estado desde la opción interna del presupuesto, seleccionando el estado en el desplegable:


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- Cambio de estado desde el histórico de facturas, haciendo click sobre el estado:


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  • TAG / CATEGORÍA: pudiendo marcar y categorizar los presupuestos en base a las categorías creadas previamente desde el área de configuración.
  • FACTURA PROFORMA: es posible convertir el presupuesto en una factura proforma.

*Nota: una factura proforma no tiene la misma validez que una factura.


- AÑADIR DATOS DE FACTURACIÓN DEL CLIENTE

  • En el apartado de los Datos del cliente se ofrece la opción de vincular el presupuesto con los datos de un usuario existente en el Directorio del proyecto. 
  • Al hacer click sobre la opción "Vincular", aparecerá un menú lateral donde se podrá buscar el usuario por nombre o email.

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- AÑADIR VENCIMIENTOS

Cabe la posibilidad de definir vencimientos asociados a la validez del presupuesto. En caso que no aplique, se dejará el campo en blanco.

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- CONCEPTOS DE LAS PARTIDAS DEL PRESUPUESTO

 Al igual ocurre con el Concepto, usando la búsqueda, será posible seleccionar aquel producto o servicio que se haya definido previamente en el área de Finanzas > Productos; o bien, añadir conceptos de forma manual.


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Los conceptos integrados en el presupuesto, podrán ser creados, editados, borrados y organizados en el orden que se prefiera (arrastrando cada bloque del concepto a la localización deseada).


OPCIONES DE GESTIÓN MENÚ SUPERIOR

Las opciones de gestión disponibles, permitirán:

  • PDF: vista previa del archivo en formato PDF.
  • EDITAR: pestaña para editar el contenido del presupuesto
  • FICHERO ADJUNTO: adjuntar un fichero con información relacionada.

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  • EMAIL: Opción de enviar una copia en PDF a la dirección o direcciones de email que se indiquen.

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  • DESCARGAR: posibilidad de exportar el archivo en PDF.
  • FACTURA: se creará una nueva factura a partir del presupuesto actual, que quedará recogida en el área de facturas. 

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  • CLONAR: se creará una copia del presupuesto, respetando la serie de registro que corresponda y la fecha actual en la que se clona.

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  • ELIMINAR: La eliminación de un presupuesto es una acción irreversible y no podrá recuperarse. 

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Es importante saber que si se elimina un presupuesto, provocará un salto de serie en el registro, esto no supondrá a nivel contable ninguna incidencia, como en el caso de las facturas.

En la serie de registro de los presupuestos al haber eliminado el presupuesto P2022-0003, saltamos del P2022-0002 al P2022-0004.


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*Nota: el único caso en el que se podría eliminar un presupuesto a sin provocar salto de serie, sería en el caso de borrar el último presupuesto creado,  ya que al ser el último documento, no se rompería la serie de referencia y el siguiente que se crease tras el borrado, continuaría la serie correctamente.


En el balance financiero, se mostrará un gráfico con la evolución temporal de presupuestos realizados, categorizados por tags.

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