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Roles

¿Qué es un rol?

La plataforma denomina "rol" a aquellas etiquetas que serán utilizadas para definir perfiles de usuarios dentro de un proyecto.

Estas etiquetas serán utilizadas para poder definir a los usuarios y agrupar su información, en base a distintas características. No podrán ser aplicados sobre usuarios que no formen parte del Directorio del proyecto como usuarios registrados.


El uso de estas etiquetas permite desde privatizar una sección del proyecto, para que solo puedan acceder usuarios con un rol determinado, como enviar una notificación concreta al grupo de usuarios que tengan asociado dicho rol. Las aplicaciones son muy extensas.


Para acceder a su creación y configuración será necesario dirigirnos a: Menú lateral > Usuarios > Gestionar


Para crear un nuevo rol, solo será necesario hacer click sobre la opción "Añadir nuevo", y aparecerá una ventana emergente que permitirá configurarlo de forma genérica.


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En caso que se quiera consultar o editar cualquier rol creado previamente, solo tendremos que acceder a su ficha haciendo click sobre esta, y se abrirá un bloque desplegable con la información correspondiente. En esta ficha, encontraremos opciones de configuración avanzada de los roles, no mostradas en la ventana inicial de creación del rol. Como es el caso de: Automatizaciones, Incompatibilidad, Lista de espera, Configuración de códigos de invitación, etc.


Veamos a continuación, todas las posibilidades que ofrece la ficha de rol, y los distintos campos de configuración disponibles:

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NOMBRE

Denominación asignada al rol dentro del proyecto.

Ejemplo: Asistente presencial, Asistente virtual.


TAG / CATEGORÍA

La sección "Roles" permite crear y asignar categorías, mediante las que se podrán ordenar los roles, en función del tipo de característica a la que haga referencia. Estas categorías se configuran desde el menú superior > Tags


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Ejemplo:

- Categoría: Tipo de Inscripción

- Roles asignados con esta categoría: Asistente presencial, Asistente virtual.


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Ver información detallada sobre la creación de categorías aquí.


COLOR

El rol tiene asociado un color por defecto, que podrá ser editado para identificar los distintos roles del proyecto por colores, o incluso, para personalizar las acreditaciones, ya que por defecto, este módulo utilizará el color definido en el diseño de las mismas en el cuadro que bordea el rol a mostrar en el documento.


MÁXIMO

Este campo permite definir una limitación al número de usuarios que pueden pertenecer a dicho rol, asignando así un cupo máximo.

En caso de querer activar este cupo, será necesario que el valor definido sea mayor de 0. Cuando su valor sea 0 no aplicará ningún límite, pudiendo ser asignado este rol a todos los usuarios del Directorio.

Ejemplo: cupo máximo del rol: 10

Cuando un usuario intente registrarse en una opción de un formulario que asigne dicho rol, si se ha alcanzado el cupo máximo definido, el sistema bloqueará la opción y mostrará un mensaje de aforo completo.


CÓDIGO (se mostrará tras activar la opción "Canjeable como invitación")

Este código se denomina "código de rol", es único por rol y proyecto y permite identificar roles aunque tengan nombres iguales. Todos los usuarios que utilicen este rol, utilizarán el mismo código para inscribirse.

El código de rol se genera automáticamente por el sistema cuando se activa el check indicado anteriormente. Este código podrá ser editado, borrando el código propuesto por defecto, e incluyendo la definición que queramos para nuestro código. Se recomienda asignar un código breve y sin espacios en blanco, caracteres especiales o tildes.


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La configuración del código, lleva asociada la configuración paralela de otros campos, para garantizar su correcta aplicación y funcionamiento, como es el caso del período de validez del código, el campo del formulario donde se quiere permitir el canje de dicho código, etc.


PERÍODO DE VALIDEZ

Puede definir una fecha mínima y máxima en la que se podrá canjear el código de invitación. Puedes dejar los campos en blanco si no deseas limitar en el tiempo la invitación.

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FORMULARIOS INSCRIPCIÓN VÁLIDOS

Determine en campos de tipo código de rol, podrá canjearse este rol

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EMAIL DE NOTIFICACIÓN

Puedes incluir direcciones emails a las que se notificará en caso de utilizar el código de invitación en los módulos de tipo inscripción.

Nota: En esta opción, se podrá configurar además, la posibilidad de mostrar/ocultar los datos personales de los usuarios desde el panel de invitaciones, sección desde la que se realizará en adelante el análisis de consumo del cupo del rol.

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El seguimiento del consumo del rol, se realizará desde el área "Panel de invitaciones" que aparece en la parte inferior de la ficha de rol:

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ELIMINAR

Para eliminar el rol, bastará con hacer click sobre el botón rojo en forma de papelera, situado en el margen superior derecho de la ficha. Al eliminar el rol, desaparecerá tanto de este panel como de todos los usuarios que lo tengan asignado. Esta acción no es reversible.

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En este mismo menú superior derecho encontraremos las funciones avanzadas del rol: 


AUTOMATIZACIONES

Este área, permite definir mensaje automáticos que serán enviados a los usuarios, cuando se asigne, desasigne o expire un rol.


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INCOMPATIBILIDAD

Este área, permite gestionar incompatibilidad entre roles, de manera que un usuario no pueda tener asignados dos roles incompatibles entre sí.

Cuando un usuario cumplimenta un formulario de inscripción, y seleccionada opciones con roles incompatibles, no podrá finalizar el proceso.

La asignación de roles, se gestiona directamente desde el propio formulario de inscripción (dentro de cada opción), a través de la opción "Asignar rol".


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LISTA DE ESPERA

Este área, permite gestionar la lista de espera asociada a un rol concreto. Cuando un rol dispone de un cupo máximo definido, cabe la posibilidad de activar esta opción, siendo habilitada desde el propio formulario de inscripción (dentro de una opción activar el check de "inscripción a lista de espera"), donde es posible, aprobar o rechazar de forma manual la asignación de un rol concreto a un usuario.


Activación check en formulario de inscripción

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Gestionar roles

Desde esta pestaña podrás gestionar los roles de usuario, accediendo a cada una de sus fichas.

- Si la lista de roles es muy larga puedes filtrar por tag o categorías, o buscar directamente por el nombre o código.

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- La notificación masiva sirve para avisar a los correos asociados a los roles el consumo que disponen, esto esta pensado para el sistema de invitaciones.

La gestión del sistema de invitaciones se explicará más adelante.


- Para añadir un nuevo rol es necesario pulsar sobre añadir nuevo y rellenar los campos necesarios.

Etiquetas (Tags) para agrupar roles

En el área de tags la plataforma permite crear categorías para organizar los roles del proyecto en distintos grupos.

Estas etiquetas resultarán muy útiles a la hora de filtrar por tags en la lista de roles, así como, a la hora de exportar informes detallados de roles en función del tag o categoría a la que pertenecen.


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Podremos crear tantas categorías como sean necesario.

Ejemplo de Categorías:

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A la hora de asociar un rol a una categoría, será posible hacerlo de forma independiente. desde la propia ficha del rol, en el campo correspondiente:

Aquí se podrá elegir cualquier categoría creada previamente y asignar la que corresponda seleccionándola en el desplegable.

Un tag o categoría podrá integrar tantos roles como queramos asociar.


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Estado actual

En esta pestaña la plataforma permite analizar los roles configurados en nuestro proyecto de manera visual y resumida.

Aquí se mostrará la información cuantitativa (número de usuarios) que actualmente cuentan con los roles seleccionados.

Para ello, solo será necesario elegir en el desplegable los roles a analizar y hacer click sobre el botón "Enviar". la información se mostrará en formato gráfica y en una pequeña tabla, donde se podrá consultar la información con mayor detalle, incluyendo aforo máximo y cuota restante (en caso que el rol tenga configurado un aforo).

En la gráfica ofrecida será posible conocer el total de usuarios que tiene el proyecto y la cantidad de usuarios que tienen cada uno de los roles indicados.


Veamos varios ejemplos:

En este primer análisis queremos conocer el análisis de usuarios  que tienen asignados los roles Taller 1, 2 y 3, y además conocer rápidamente el número el consumo de códigos de invitación de cada uno de ellos.


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En este segundo ejemplo, el análisis va enfocado a conocer el número de usuarios actuales que tienen asociado los roles de Inscripción 1 y 2. Es importante tener en cuenta que esto no correspondería en ningún caso con el análisis de inscripciones del proyecto, ya que esta información debe exportarse desde el área de Usuarios > Inscripciones > Exportar o desde el Directorio del proyecto.


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Informes de roles

Desde este área, será posible crear informes personalizados sobre los distintos roles del proyecto, pudiendo exportar los datos en distintos formatos.


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Los distintos campos de configuración disponibles, permiten parametrizar de forma detallada nuestros intereses, estableciendo filtros con roles, así como, segmentar los resultados por grupos.

De este modo, será posible elegir para nuestro informe, todos los usuarios del Directorio o solo aquellos que tengan asociados determinados roles. Además será posible segmentar por tipo de usuario (persona o empresa) y por el estado de la cuenta de usuario (activa / inactiva). 


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Ejemplo: La configuración que se debería parametrizar para exportar información sobre los usuarios de un proyecto, con el rol "Tipo de inscripción 1", que además tengan asignados los roles de los talleres disponibles (Taller 1, 2 y 3) sería la siguiente. Manteniendo el estado y tipo definidos para "Cualquier tipo" y no eligiendo ningún tipo de configuración adicional.


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El sistema nos muestra la siguiente información: mostrando así el total de usuarios con el rol Inscripción 1, que al mismo tiempo tienen asignado algún rol de talleres. Esta información nos destaca de manera cuantitativa cuántos usuarios estarían registrados con el rol, siendo un total de 2 usuarios para el Taller 3;  y 1 usuario tanto en el caso del Taller 1, como el Taller 2.

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El grupo de usuarios definido podrá ser desglosado por subgrupos ofreciendo información más específica, para ello activaremos la configuración necesaria, eligiendo los roles que deban aplicar en el desplegable.


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Siguiendo con el ejemplo anteriormente visto, en caso que quisiéramos conocer a cuántos usuarios podríamos enviar comunicaciones, habilitaríamos un nuevo filtro como subgrupo, seleccionando el rol Newsletter, igualmente, se podría habilitar este tipo de subgrupo para identificar usuarios de la edición de este año frente a una edición anterior, etc.


La configuración a parametrizar, sería exactamente la misma que antes, añadiendo además esta última opción, donde elegimos el rol "Newsletter":


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El sistema nos muestra la siguiente información: mostrando así el total de usuarios con el rol Inscripción 1, que al mismo tiempo tienen asignado algún rol de talleres, y que además pueda ser comunicado vía email. Esta información nos destaca de manera cuantitativa cuántos usuarios  podrán ser contactados, siendo un total de 2 usuarios para el Taller 3; y 1 usuario tanto en el caso del Taller 1, como el Taller 2. 


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Además, la plataforma permite, al igual que en otros puntos de exportación de datos, guardar la configuración en el área de "Mis configuraciones favoritas" para poder consultar, ejecutar o configurar en futuras ocasiones aquellos informes que exportemos de manera recurrente.


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Informes evolutivos

En esta pestaña se podrán generar distintos tipos de informes, estableciendo filtros con roles para segmentar los usuarios objetivo de nuestro análisis, así como, los plazos temporales a tener en cuenta (mensual, trimestral, cuatrimestral, etc.).

Para generar el informe, será necesario ir configurando los campos disponibles en el área exportar.


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Importar roles

En el área de roles, desde la pestaña "Importar", se podrán añadir al proyecto tantos como se quiera, a través de un fichero excel, donde cargaremos la información de cada uno de ellos.


En este apartado, como en el resto de opciones de Importación de la plataforma,  encontraremos dos pestañas:

1) Instrucciones de uso: destinada a recoger información sobre el modo de cumplimentar el excel con el contenido, y punto de descargar del fichero base que podrá utilizarse para incluir los roles.

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2) Cargar fichero excel de roles: desde la que se podrá carga el fichero y configurar detalles globales para todos los roles a importar.

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En caso que queramos importar roles con distintos tags, será necesario realizar una acción de importación por tag, ya que solo es posible asignar un tag común a todos los roles del excel. 


Ejemplo:

1) Acción de importación para roles de tipo Inscripción. En este excel cargaremos todos los roles relacionados con inscripciones: asistencia presencial, asistencia virtual, etc.

2) Acción de importación para roles de tipo Alojamiento. En este excel cargaremos todos los roles relacionados con alojamiento: Hotel 1 - Habitación DUI, Hotel 1 - Habitación Doble, etc.

Exportar roles

Desde Menú lateral > Usuario > Roles > Exportar (Menú superior), se podrán exportar todos los roles del proyecto, para poder analizarlos o gestionar un seguimiento de los mismos.

En la primera parte de la configuración, se definirán los roles a exportar eligiendo entre todos los disponibles en el proyecto, o filtrando por categoría (tags) que deberán haber sido creadas y asignadas previamente.

Desde aquí, también será posible filtrar por límite de aforo (roles con cupo máximo definido o máximo) y por estado de visibilidad (roles visibles o no visibles).


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A continuación, podremos seleccionar los campos que queremos exportar en nuestro excel. Para ello, solo será necesario activar  / desactivar el check asociado a cada campo, como vemos en la siguiente imagen:


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Un vez definida toda la configuración, haremos click en el botón "Exportar" y cuando el archivo esté disponible, se descargará automáticamente en el ordenador. Este proceso, puede tardar un par de minutos, si el contenido del proyecto es extenso.


Ejemplo práctico: 

Para conocer información sobre los roles (Taller 1, 2, 3 y 4) de nuestro proyecto, pertenecientes todos ellos a la categoría "Talleres", se ha definido la siguiente configuración a la hora de exportar los datos:


Roles: Filtrar por tag > Talleres (un tag creado previamente que incluye los roles Taller 1, 2, 3 y 4)

Rol configurado con este tag:

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Límite de aforo: SIn límite de aforo

Visibilidad: Cualquier visibilidad

Campos a incluir: Nombre, Usuarios, Cupo máximo del rol, Cuota restante por consumir, Tag, Enlace al panel de invitaciones.


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El excel que se descargaría tras aplicar esta exportación sería la siguiente:


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Panel de invitaciones

En este vídeo, podrás ver un ejemplo de configuración de un rol, que será utilizado posteriormente, como código de rol, en un formulario de inscripción, para ello se utilizará el check "Canjeable como código de invitación en módulos de inscripción" y se realizará el seguimiento de consumo del código, a través del Panel de invitaciones.


Automatizaciones

Desde este área, a la que accederemos desde la ficha del rol, haciendo click en la opción "Automatizaciones" disponible en el margen derecho, será posible definir los mensajes que el usuario recibirá vía email cuando se le asigne/desasigne o expire un rol.

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CONFIGURACIÓN DE MENSAJES

1. Mensaje a enviar cuando se asigne el rol.

2. Mensaje a enviar cuando se desasigne o expire el rol.

Incompatibilidad de roles

La posibilidad de definir relaciones de incompatibilidad entre roles, cobra sentido cuando un mismo usuario de un proyecto, no puede tener asignado de forma simultánea varios roles.

Estas relaciones serán tenidas en cuenta en los módulos de tipo inscripción o formulario avanzado, de manera que, si el usuario selecciona roles incompatibles, no podrá finalizar el proceso de inscripción.

Es importante recordad que la definición de incompatibilidad es bidireccional.


Veáse casos como roles del tipo:

- Inscrito / No Inscrito 

- Socio / No socio

- Invitado / Asistente normal


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Lista de espera de roles

Habilitar una lista de espera significa que será posible asignar un rol a un usuario, de forma manual, una vez se haya completado el aforo establecido para este rol.

Es decir, si por ejemplo en un proyecto, tenemos un tipo de inscripción a un taller, cuyo cupo máximo establecido a priori es de 5 personas, una vez se llegue a este cupo, la opción en el formulario, mostrará el aviso "Aforo completo" (no dejará seleccionar esta opción) y a continuación, mostrará la opción de poder inscribirse a la lista de espera disponible.

Una vez los usuarios se inscriban en la lista de espera de un rol, será posible gestionar su estado desde el panel de configuración, accediendo a la Ficha de rol > Lista de espera.


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Un usuario, podrá formar parte de una lista de espera, de dos manera diferentes:

1. Seleccionando esta opción en un formulario que cuente con la opción habilitada.

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2. Añadiéndolo a la lista de forma manual, desde su Ficha de usuario > Roles > Lista de espera.


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Cualquiera que sea el mecanismo de adicción del usuario a la lista, el hecho de que forme parte de esta lista, no supone que al usuario se le asigne el rol, sino que será necesario gestionar el estado de esta solicitud, que por defecto siempre aparecerá como "Pendiente". 


Cuando en un formulario de inscripción o un formulario avanzado se quiere habilitar una "Lista de espera" será necesario:

1. Crear el rol que será utilizado para esta opción concreta y definir el cupo máximo que corresponda.

Ejemplo: Una opción de inscripción de nuestro formulario será Taller 1.


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2. Habilitar esta opción en la opción del campo del formulario correspondiente. De manera que cuando el cupo máximo establecido, llegue al aforo total, mostrará al usuario la opción de lista de espera.

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