Helpcenter - Helice
Un colaborador consiste en un usuario, con acceso al panel de configuración de nuestro proyecto, al que podremos limitar las acciones que podrá realizar, en función del perfil que se le asigne. Estos colaboradores, se crean con la finalidad de integrar varios miembros de un mismo equipo, que necesiten gestionar y configurar el proyecto de manera autónoma.
El sistema, permitirá integrar tantos colaboradores en el proyecto como sean necesarios, y definir hasta 5 tipos de perfiles diferentes.
Antes de crear al usuario colaborador en el sistema, recomendamos configurar previamente los tipos de perfiles que serán necesarios, y gestionar la matriz de permisos correspondiente. Esta matriz, será un desglose detallado de las áreas del proyecto a las que cada perfil tendrá acceso.
Por ejemplo, si queremos dar acceso restringido a nuestro proyecto, a un miembro del departamento de contabilidad, de manera que únicamente pueda consultar la sección de Finanzas, crearemos un perfil denominado "Contabilidad" cuya matriz de permisos, solamente tendrá activos los checks del área de Finanzas. A la hora de crear su perfil como colaborador, le asignaremos el perfil creado, y el usuario al acceder al panel de configuración, solamente podrá ver la información del área correspondiente.
Los perfiles y las matrices de permisos de cada uno de los perfiles, podrán ser editadas en cualquier momento.
La información de este área podrá ser importada desde otro proyecto ya creado previamente, facilitando la gestión.
Para acceder a este área, será necesario dirigirse a Menú lateral > Configurar > Colaboradores desde aquí, será posible consultar el usuario Propietario del proyecto y definir los colaboradores y sus permisos asociados.
Antes de crear un perfil de colaborador, recomendamos establecer previamente los perfiles de nuestro proyecto y configurar la matriz de permisos asociada a cada uno de ellos, esto facilitará la gestión de asignación.
Para crear un nuevo colaborador, haremos click sobre el botón Añadir / Editar colaborador e introduciremos sus datos y perfil asociado.
El sistema enviará un email tanto al nuevo colaborador, como al resto del equipo del proyecto, avisando de la actualización.
También será posible enviar un email individual y definir el contenido de dicho mensaje, a los usuarios que aparecen en este área, ya sean colaboradores o usuario propietario del proyecto.
La opción "Importar configuración" que aparece en el margen derecho de la pantalla (bajo el acceso a los recursos del Helpcenter, relacionados con este contenido), facilitará la gestión de esta parte de la configuración del proyecto, permitiendo importar desde otro proyecto ya creado previamente en el sistema, la configuración allí definida.
IMPORTAR CONFIGURACIÓN
Al hacer click sobre esta opción, la información podrá ser importada desde otro proyecto ya existente, accediendo a la opción que aparece en el margen derecho "Importar configuración", en la ventana emergente será necesario activar el check de importación correspondiente.
Nota importante:
Para poder habilitar un usuario como colaborador en un proyecto, este deberá estar registrado en la plataforma previamente (no confundir con que este usuario aparezca en el Directorio del proyecto, ya que son registros diferentes).
Un usuario registrado en el Directorio, es un usuario externo que forma parte del proyecto como usuario registrado.
Un usuario colaborador, tiene acceso al panel de configuración interno del proyecto.
Desde el área de Colaboradores, es posible editar a los colaboradores de un proyecto, editando el nombre, email y tipo de perfil asignados, de este modo, se puede actualizar la información en cualquier momento, en función de las necesidades del proyecto y/o del equipo que gestiona el proyecto desde el panel.
Para editar la información de cada campo, bastará con hacer click y editar la información recogida, o elegir el perfil en el desplegable.
Mostramos un ejemplo de un panel de colaboradores configurado:
A este área accederemos desde Menú lateral > Configurar > Colaboradores > Perfiles. Desde aquí se podrán crear los perfiles de usuarios, que podrán ser asignados a los colaboradores del proyecto, en función de los distintos privilegios de acceso que deseemos habilitar.
Cada uno de los perfiles creados, contarán con una matriz de permisos asignada independiente, donde se configurarán las áreas visibles del proyecto.
El sistema permite añadir hasta cinco perfiles de usuarios distintos. Desde este punto, se podrá editar el nombre de cada uno de los perfiles, asignando una definición que nos ayude a reconocer rápidamente el tipo de usuario y sus accesos. Por defecto, los perfiles vienen nombrados como P-1, P-2, P-3, P-4 y P-5.
Esta configuración, también podrá ser importada desde otro proyecto ya existente, accediendo a la opción que aparece en el margen derecho "Importar configuración", en la ventana emergente será necesario activar el check de importación correspondiente.
En este área, a la que accederemos desde Menú lateral > Configurar > Colaboradores > Matriz de Permisos será posible configurar los permisos para cada tipo de perfil de colaborador del proyecto.
En la matriz de permisos, el sistema permite activar o desactivar la visibilidad de las distintas áreas del proyecto.
En este caso, también contaremos con la opción de importar la configuración desde otro proyecto ya existente, a partir de la opción "Importar configuración" o bien, modificar los permisos a partir de acciones masivas. Ambas opciones, nos harán ahorrar mucho tiempo en esta configuración.
En el perfil de colaborador de cada usuario, demás, de forma manual, se podrá editar en cualquier momento, tanto el tipo de colaborador asignado, como los permisos disponibles.
La matriz de permisos nos ofrece una vista organizada por categorías, en base a las principales áreas de configuración del proyecto (que aparecen en el Menú lateral del panel).
ÁREAS DISPONIBLES
A continuación, mostramos un ejemplo de la matriz donde activaremos o no los accesos:
La plataforma, incluye además la posibilidad de gestionar un control más detallado sobre las distintas secciones del "Contenido" del proyecto, a la que se puede acceder desde la opción "Configurar permisos adicionales", o en su defecto, desde el propio área de "Contenido" en la opción de "Permisos".
Una vez se accede a la opción de configuración de permisos adicionales, el sistema nos mostrará una matriz de permisos muy similar, donde se mostrará un listado de las secciones implementadas en el "Contenido" del proyecto.
